A hatékonyság három kulcseleme

Egyszerűsítés, normák és rendszerek a hatékonyság érdekében

Minden vállalkozó, tanácsadó álma, hogy az üzlet kevesebb idő- és energiabefektetéssel több megbízást és bevételt hozzon. Három alapfeltétele van az üzleti hatékonyságnak, amelyeket megértve azokat már csak működtetni kell.

Egyszerűsítés

Azaz, több időt tölts a célhoz vezető tevékenységekkel, mint a mellékes ügyekkel. Ha a cél az, hogy több ügyfeled legyen, akkor a marketingre kell ráfeküdj. Ha egy programot, terméket akarsz kidolgozni, akkor a fejlesztésbe tegyed az időd jelentős részét. Ha weboldalat akarsz, akkor a szövegek megírása, a képek felhajtása a legfőbb feladatod. A telefonálgatás, mailek olvasása, egyéb ügyintézés lehet, hogy nem maradhat el, de ne ezekkel kezd! Szánd az időd, a termékeny időszakodban tudatosan a prioritással rendelkező céloknak.

Ha úgy tűnik, hogy egy-egy cél, hatalmas – talán több hónapra munkát adó – és ezért nehezedre esik belekezdeni. Akkor nézd meg, hogy mik az egyes kisebb lépések, részfeladatok a cél felé.

Ami még fontos lehet, hogyha belekezdesz egy feladatba, akkor vidd végig. Ne hagyd félbe, gondolj bele, hogy milyen jó lesz a befejezést ünnepeljed. Ebben segíthet, ha egy viszonylag könnyű lépéssel indítasz és onnan edzed meg magad a komoly erőfeszítést és agymunkát/testi erőlködést megkívánó lépések felé.

Ne izgulj a mailek, telefonok miatt sem. Tim Ferris, 4 órás munkahét című könyvében meséli, hogy már naponta csak egyszer néz rá a leveleire.

Alakíts ki eljárásokat, normákat

Az ismétlődő feladatoknál egész eljárásmódokat tudsz kidolgozni, így az agyalás részét a feladatnak már kezdetektől magad mögött tudod. Használd a számítógéped, telefonod kütyüit. Csinálj mintákat, minta leveleket, minta ajánlatokat, szerződéseket. Élj a kivágás, másolás és utána testre szabás lehetőségével.

Azonosítsd be az összes hasonló alapelemekre, összetevőkre bontható feladatot. Nézd meg, hogy mi lenne a norma, az eljárásmód, ami köré őket rendezni tudod. Alakíts ki hálót, minden ügyednek, minden folyamatnak, amin keresztül futhat és kezelni tudod.

Alakíts ki rendszert

Tekints úgy a vállalkozásodra, mint egy gépezetre. Fedezd fel, hogy hol vannak a hatékonyság buktatói, hol vesztesz időt, energiát.

A vállalkozás működtetéséhez tartozik marketing, értékesítés, szolgáltatás (termékgyártás), belső és külső kommunikáció, ügyfélszolgálat. Mi ezekben a közös? Miben áll egyik vagy másik folyamat. Hol kapcsolódnak? Mi biztosítja, hogy akár szabadságra is mehet, a munkát mégis valaki elvégzi.

Nézd meg, hogy mi az, ami a te vállalkozásodban már jól működik. Mivel kéne még foglalkozni? Gyűjts össze az egyes problémák kapcsán felmerült ötleteket, nézd meg, hogy mit lehetne még csinálni, vagy ezek közül mi szervezhető át rendszerré.